A contratação de um serviço de locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim representa uma escolha estratégica para empresas da região que buscam reduzir custos, otimizar a produtividade e garantir suporte técnico especializado. Para fazer a escolha certa, é essencial entender todas as etapas envolvidas, desde a avaliação de necessidades até a assinatura do contrato.Este guia detalha tudo o que você precisa saber para contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim, com dicas práticas e critérios objetivos para garantir o melhor custo-benefício e a segurança de um serviço confiável.Por que optar pela locação de impressoras?Antes de explorar o passo a passo, é importante entender os benefícios gerais da locação em vez da compra:Redução de custos com aquisição e manutençãoPrevisibilidade orçamentária com contratos fixosSuporte técnico e reposição de insumos inclusosAcesso a equipamentos modernos e atualizadosSustentabilidade com descarte correto e menor desperdícioNa prática, a empresa terceiriza toda a responsabilidade da operação de impressão, podendo focar em sua atividade principal com mais eficiência.Etapa 1: Avalie a demanda da sua empresaA primeira etapa para contratar o serviço é entender as necessidades específicas do seu negócio:Qual o volume médio mensal de impressão?Quais setores usam mais a impressora?Existe a necessidade de digitalização e cópia?Os arquivos são coloridos ou apenas preto e branco?Há necessidade de impressão em rede ou por dispositivos móveis?Essas respostas ajudam a definir o tipo de equipamento e o plano ideal.Etapa 2: Conheça os tipos de impressoras locadas disponíveisEmpresas especializadas em aluguel de impressoras em Sorocaba e Votorantim costumam oferecer diferentes modelos, como:Impressoras laser monocromáticas (para alto volume com baixo custo)Impressoras coloridas (uso em marketing, design e áreas visuais)Multifuncionais (com scanner, copiadora e digitalização)Equipamentos com impressão frente e verso (duplex)Impressoras com conexão em rede e Wi-FiA escolha certa depende do tipo de documento impresso, frequência de uso e integração com sistemas internos.Etapa 3: Solicite propostas com base em suas necessidadesAo contatar empresas da região, envie um briefing com os seguintes dados:Volume de impressão mensal estimadoQuantidade de equipamentos necessáriosLocal de instalação (escritório, loja, matriz, filial etc.)Expectativas sobre suporte técnico e prazos de atendimentoNecessidade de relatórios, monitoramento ou controle por usuárioQuanto mais claro for o seu escopo, mais adequadas serão as propostas recebidas.Etapa 4: Avalie o que está incluso no contratoUma boa empresa de locação de impressoras deve incluir no contrato:Equipamento em perfeito funcionamentoInstalação, configuração e testesFornecimento de toner e suprimentosManutenção preventiva e corretivaSuporte técnico com SLA definidoMonitoramento remoto e relatórios periódicosSubstituição de peças e equipamentos defeituososLeia o contrato com atenção e evite empresas que cobrem à parte por serviços básicos.Etapa 5: Verifique a reputação da empresa fornecedoraEm cidades como Sorocaba e Votorantim, a reputação das prestadoras é um diferencial importante. Ao pesquisar fornecedores:Consulte o CNPJ e certifique-se de que a empresa está ativaVerifique o tempo de atuação na regiãoBusque avaliações no Google, redes sociais e portais como Reclame AquiPeça indicações de outras empresas que utilizam o serviçoSolicite um case ou estudo de caso de cliente semelhante ao seuEmpresas com histórico sólido oferecem mais segurança e previsibilidade no atendimento.Etapa 6: Considere a proximidade e o tempo de respostaMesmo com suporte remoto, é importante que a empresa tenha sede ou atendimento local. Isso garante:Entrega rápida de suprimentosAtendimento técnico presencial em casos urgentesLogística facilitada para substituição de equipamentosQuanto menor o tempo de deslocamento, maior a eficiência do suporte.Etapa 7: Compare custo total e não apenas o valor mensalCuidado para não se iludir com mensalidades muito baixas. Avalie o custo total do contrato:Está incluso toner e manutenção?Há cobrança por excedente? Qual o valor?A franquia mensal atende à sua demanda?Há taxa de instalação ou visita técnica?Contratos transparentes evitam surpresas e trazem economia real.Etapa 8: Entenda como funciona o suporte e o monitoramentoUm bom contrato de aluguel de impressoras precisa oferecer acompanhamento contínuo do uso. Pergunte:Há software de monitoramento de consumo?O fornecedor envia relatórios mensais?Existe painel com alertas de falha ou baixo toner?O suporte é por telefone, portal, WhatsApp ou presencial?Qual o tempo de resposta para chamados?O acompanhamento técnico contínuo evita falhas, desperdício e paralisações.Etapa 9: Avalie o impacto ambiental da locaçãoA locação de impressoras é uma prática mais sustentável do que a compra individual de equipamentos. Verifique se a empresa oferece:Coleta e descarte correto de cartuchosSubstituição programada de peças com logística reversaImpressoras com baixo consumo de energiaPolítica de reciclagem e recondicionamentoIsso contribui para a política de ESG da sua empresa e para a imagem institucional.Etapa 10: Formalize o contrato com prazos e cláusulas clarasPor fim, assegure-se de que o contrato contenha:Duração do contrato (e política de renovação ou cancelamento)Cláusulas de SLA (nível de serviço)Descrição detalhada dos serviços inclusosPolítica de reajuste anualGarantias e responsabilidades em caso de falhasUm contrato claro evita desgastes e garante a boa relação entre as partes.Onde contratar locação de impressoras em Sorocaba e Votorantim?Procure empresas com atuação comprovada na região, estrutura técnica sólida e foco em atendimento corporativo. A F20 - locação de impressoras é uma referência em soluções completas para impressão, oferecendo equipamentos modernos, suporte ágil e contratos transparentes.Se sua empresa está localizada em Sorocaba ou Votorantim, conte com a F20 para montar um parque de impressão eficiente, econômico e sob medida para sua realidade.

A digitalização de documentos se tornou uma etapa essencial para a transformação digital das empresas. No entanto, para que esse processo ocorra com agilidade, confiabilidade e, principalmente, segurança, é preciso adotar boas práticas e ferramentas adequadas. Neste cenário, a locação de impressoras surge como uma solução completa, que alia infraestrutura profissional com suporte técnico especializado.Neste conteúdo, explicamos como a digitalização de documentos pode ser realizada com segurança utilizando impressoras locadas, quais recursos tecnológicos fazem parte desse processo e como garantir a integridade da informação em cada etapa.Por que a digitalização precisa ser segura?Transformar documentos físicos em arquivos digitais traz inúmeros benefícios — como economia de espaço, facilidade de acesso e agilidade no fluxo de trabalho. Porém, também expõe as empresas a riscos se não houver controle:Vazamento de dados confidenciaisArmazenamento inseguro ou sem criptografiaManipulação indevida dos documentos digitalizadosFalta de rastreabilidade e históricoPor isso, toda digitalização precisa ser tratada com o mesmo nível de segurança que os demais processos de gestão de dados da empresa.Recursos das impressoras locadas para digitalização seguraAs impressoras multifuncionais disponíveis nos contratos de locação mais robustos contam com uma série de recursos que tornam a digitalização mais segura e eficiente. Veja os principais:1. Digitalização para pasta de rede com autenticaçãoPermite que os documentos digitalizados sejam enviados diretamente para uma pasta compartilhada em servidor ou nuvem, acessível apenas a usuários autorizados.2. Envio por e-mail com controle de permissõesA multifuncional pode restringir o envio de arquivos apenas para domínios ou endereços autorizados, evitando encaminhamentos acidentais ou indevidos.3. Digitalização com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)Garante que os arquivos sejam convertidos em PDFs pesquisáveis, facilitando a indexação segura em sistemas de gestão documental (GED).4. Criptografia de arquivos digitalizadosModelos mais avançados realizam a criptografia automática dos arquivos, protegendo os dados durante o envio e o armazenamento inicial.5. Controle de acesso por usuário ou cracháA multifuncional só libera a digitalização após autenticação do colaborador, por senha, PIN ou leitor RFID, o que traz rastreabilidade ao processo.6. Logs e relatórios de digitalizaçãoTodos os arquivos digitalizados podem ser registrados em relatórios com dados como horário, usuário e destino do envio, auxiliando a auditoria.Boas práticas para uma digitalização seguraAlém da tecnologia, é fundamental estabelecer políticas internas e treinar a equipe para garantir que a digitalização ocorra de forma segura e padronizada:Defina fluxos de digitalizaçãoCada setor da empresa deve ter processos claros sobre:O que deve ser digitalizadoQuem pode realizar a digitalizaçãoPara onde os arquivos devem ser enviadosCrie políticas de nomeação e organização de arquivosDocumentos digitalizados devem seguir convenções de nomes, versões e pastas, para facilitar a busca e evitar duplicidade.Integre com sistemas de gestãoA integração com softwares como ERPs e GEDs garante que os arquivos digitalizados entrem imediatamente no fluxo de trabalho da empresa.Implemente controle de acesso nos destinos dos arquivosAs pastas de rede ou sistemas de armazenamento devem contar com permissões de leitura e escrita bem definidas.Estabeleça periodicidade para backupOs arquivos digitalizados devem ser incluídos na rotina de backup da empresa, com cópias externas e em nuvem, sempre com criptografia.Vantagens da digitalização com impressoras locadasA locação de impressoras multifuncionais oferece diversas vantagens para empresas que desejam implementar ou otimizar a digitalização de documentos:1. Equipamentos atualizadosO parque de impressoras locadas é constantemente renovado, garantindo acesso a modelos com funcionalidades de digitalização modernas e compatíveis com as necessidades da empresa.2. Suporte técnico incluídoQualquer falha ou necessidade de configuração é resolvida rapidamente pela equipe técnica do fornecedor, evitando gargalos.3. Treinamento e onboarding da equipeOs contratos de locação incluem treinamento para os usuários, garantindo que todos saibam usar os recursos de digitalização com segurança.4. EscalabilidadeA empresa pode começar com poucos equipamentos e expandir conforme a demanda, sem necessidade de novos investimentos em compra.5. Gestão centralizadaSoftwares de monitoramento acompanham o uso da digitalização por equipamento ou usuário, permitindo melhorias e ajustes contínuos.6. Adequação à LGPDAs ferramentas e processos adotados ajudam a garantir conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, reduzindo riscos jurídicos.Exemplos de uso seguro da digitalização por setorA digitalização segura traz benefícios específicos em diferentes setores da empresa:Recursos HumanosDigitalização de contratos de trabalho, fichas de ponto e documentos admissionaisArmazenamento seguro em pastas protegidas por acesso restritoFinanceiroDigitalização de notas fiscais, boletos, comprovantes e extratosOrganização automatizada por competência, cliente ou centro de custoJurídicoDigitalização de contratos, petições e documentos sigilososIndexação com OCR e controle de acesso rigorosoAdministrativoDigitalização de documentos operacionais, pedidos, ordens de serviçoEnvio automático para diretórios do ERP da empresaComo garantir a segurança após a digitalizaçãoA segurança não termina quando o documento é digitalizado. É preciso pensar em todas as etapas do ciclo de vida da informação:Armazenamento seguroUtilize servidores protegidos ou nuvens corporativas com criptografiaMantenha redundância com cópias externas e backups automáticosCompartilhamento conscienteNunca compartilhe arquivos por e-mails pessoais ou dispositivos não autorizadosPrefira plataformas seguras de compartilhamento corporativoRetenção e descarteDefina prazos de retenção de acordo com normas legaisEstabeleça rotinas de descarte seguro de documentos físicos e digitaisSegurança, eficiência e controle no mesmo processoAo unir equipamentos modernos, políticas claras e suporte técnico de qualidade, a digitalização de documentos com impressoras locadas se torna um processo seguro, escalável e estratégico. A empresa ganha agilidade sem abrir mão da proteção das suas informações mais sensíveis.Se sua empresa busca digitalizar documentos com eficiência e segurança, conheça a solução completa de locação de impressoras da F20 - locação de impressoras.

A locação de impressoras corporativas não se limita apenas ao fornecimento do equipamento em si. Trata-se de uma solução completa, pensada para otimizar o uso, reduzir custos, melhorar a produtividade e garantir o pleno funcionamento do parque de impressão. Ao contratar esse tipo de serviço, a empresa passa a contar com um conjunto de recursos técnicos, logísticos e operacionais que fazem toda a diferença no dia a dia.Neste conteúdo, explicamos com profundidade quais são os serviços da locação de impressoras e como eles impactam a operação corporativa de forma estratégica, previsível e econômica.Entenda o que é o aluguel completo de impressorasO modelo de aluguel de impressora completa inclui, geralmente, todos os elementos necessários para a gestão eficiente do ambiente de impressão. Isso significa que o cliente não precisa se preocupar com compras de toner, manutenção, troca de peças, chamados técnicos ou monitoramento do uso. Tudo isso passa a ser responsabilidade do fornecedor.Além disso, a locação costuma funcionar por meio de um contrato mensal, com ou sem franquia de páginas, no qual o cliente paga apenas pelo uso, com a tranquilidade de ter suporte e estrutura incluídos.1. Equipamentos sob medida para a demandaA escolha dos equipamentos é sempre personalizada. Entre os modelos disponíveis, o fornecedor pode oferecer:Impressoras simples (monocromáticas ou coloridas)Impressoras multifuncionais (com scanner, copiadora e fax)Modelos com impressão frente e verso automática (duplex)Impressoras em rede para uso compartilhadoEquipamentos com impressão via nuvem ou dispositivos móveisO parque de impressão é dimensionado com base no volume, nos setores atendidos e nos fluxos documentais da empresa.2. Instalação e configuração inicialApós a assinatura do contrato, o fornecedor realiza:Entrega dos equipamentos no local definidoInstalação física e conexão à rede corporativaConfiguração de filas de impressão, cotas por usuário ou setorIntegração com sistemas da empresa (ERP, GED, e-mail, etc.)Testes de impressão, cópia e digitalizaçãoEsse processo garante que a solução funcione com estabilidade desde o início.3. Fornecimento de suprimentos (toner e cilindros)Um dos grandes diferenciais do modelo de locação é o fornecimento automático dos insumos. Estão inclusos no contrato:Toners compatíveis ou originais, conforme política do fornecedorCilindros, fusores e peças de desgasteLogística de entrega programada ou por sistema de alerta automáticoColeta e descarte sustentável dos suprimentos usadosCom isso, a empresa evita interrupções por falta de insumo e elimina estoques desnecessários.4. Manutenção preventiva e corretivaManter o equipamento em pleno funcionamento é responsabilidade do fornecedor. Os contratos incluem:Agendamento de visitas técnicas periódicasRevisão preventiva para evitar falhasSubstituição de peças desgastadasAtendimento corretivo em caso de panesRecolocação de impressoras em caso de defeito graveA manutenção programada reduz o tempo de inatividade e amplia a vida útil dos equipamentos.5. Suporte técnico especializadoOutro ponto essencial no aluguel de impressora completa é o suporte técnico, que costuma ser feito por diversos canais:Atendimento telefônicoSuporte via portal ou sistema próprioAtendimento por WhatsApp ou e-mailTécnico local com tempo de resposta acordado em SLAEssa estrutura garante agilidade na resolução de problemas e evita gargalos operacionais.6. Monitoramento remoto do parque de impressãoO parque de impressão pode ser acompanhado em tempo real por meio de softwares específicos que monitoram:Volume de impressão por usuário, setor ou equipamentoNível de toner e necessidade de reposiçãoHistórico de falhas e manutençõesConsumo e desperdício por tipo de documentoEsse acompanhamento permite ajustes de rota, identificação de uso inadequado e melhorias contínuas.7. Relatórios gerenciais e dashboardsOutro serviço essencial é a entrega periódica de relatórios gerenciais, que mostram:Quantidade de páginas impressas (coloridas e P&B)Departamentos que mais imprimemCusto médio por impressãoProjeção de economia em relação ao modelo anteriorAlertas de uso fora do padrãoEssas informações ajudam a criar políticas de impressão, reduzir desperdício e melhorar a governança.8. Reposição programada e logística reversaO contrato inclui processos logísticos integrados:Entrega de insumos com base em consumo realRetirada de toners e peças usadas para descarte corretoSubstituição programada de equipamentos com fim de cicloEsse ciclo ajuda a manter a sustentabilidade da operação e garante conformidade ambiental.9. Atualização tecnológica constanteA empresa locadora se compromete a manter o parque atualizado. Isso pode incluir:Troca por modelos mais modernos durante o contratoInclusão de novas funcionalidades sob demandaCompatibilidade com novas versões de software ou redeMelhoria da eficiência energética com novos equipamentosAssim, a empresa não fica defasada tecnologicamente, sem custos de aquisição.10. Treinamento e suporte aos usuáriosPara garantir o uso adequado dos recursos, os contratos incluem:Treinamento para os colaboradores responsáveis pela operaçãoManuais simplificados e vídeos de usoApoio na configuração de workflows de digitalização e envioSuporte ao usuário final em dúvidas básicasEssas ações evitam mau uso, otimizam o aproveitamento da solução e reduzem o volume de chamados.Como esses serviços impactam a operação da empresaAo contratar a locação com todos esses serviços inclusos, a empresa ganha:Eficiência: impressoras sempre prontas e operando em alto desempenhoControle: visibilidade sobre o uso e os custosEconomia: sem investimento em compra, sem desperdício de insumosAgilidade: suporte técnico rápido e proativoSustentabilidade: menos descarte e consumo conscienteConformidade: atendimento a normas ambientais e de segurançaA locação transforma a gestão de impressão em uma operação estratégica, com mais inteligência e menos preocupação para os gestores.Vale a pena exigir todos esses serviços?Sim. A locação só faz sentido quando o fornecedor oferece uma estrutura completa de suporte, logística, tecnologia e gestão. Quanto mais robusto for o contrato, mais resultados ele trará à empresa.Evite contratos muito baratos que excluem serviços essenciais como manutenção, suporte técnico ou fornecimento de suprimentos. O barato sai caro quando o equipamento para e o time fica parado.Qual tipo de empresa pode se beneficiar desse modelo?Empresas de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da locação com serviços completos. O modelo é especialmente vantajoso para:Escritórios com alta demanda de impressãoEmpresas com filiais ou equipes em campoNegócios que precisam de rastreabilidade documentalOrganizações que estão em processo de digitalizaçãoEstrutura completa para imprimir com inteligênciaOptar pela locação com serviços completos é uma forma de profissionalizar a operação de impressão e concentrar os esforços da equipe no que realmente importa. Em vez de lidar com problemas técnicos, compras de insumos e paradas operacionais, o time pode focar na produtividade com tranquilidade.Quer conhecer um serviço de locação de impressoras que entrega tudo isso com transparência e eficiência? Acesse o site da F20 - locação de impressoras e solicite um atendimento personalizado.

Contratar um serviço de outsourcing de impressão é uma decisão estratégica que pode trazer grandes ganhos em eficiência, economia e controle documental para empresas de diferentes portes e setores. No entanto, para que o investimento valha a pena, é fundamental realizar uma análise criteriosa antes da contratação.Neste conteúdo, reunimos os principais pontos de atenção que devem ser considerados ao contratar outsourcing de impressão, com foco na escolha de um parceiro confiável, estrutura técnica adequada e alinhamento às necessidades reais do negócio.O que é outsourcing de impressãoOutsourcing de impressão é a terceirização da gestão de todo o parque de impressão da empresa, incluindo o fornecimento de equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e monitoramento do uso. O serviço é contratado por meio de um contrato mensal que varia conforme o volume de impressões e os tipos de equipamentos envolvidos.Esse modelo elimina a necessidade de comprar impressoras, reduz os custos ocultos com manutenção e promove uma gestão mais inteligente e sustentável dos documentos.1. Diagnóstico inicial: entenda o cenário atual da empresaAntes de contratar qualquer fornecedor, é essencial entender o estado atual da operação de impressão. Isso inclui:Quantas impressoras a empresa possui e onde estão alocadasQuais setores imprimem maisQual é o custo médio mensal com impressão (equipamentos, toner, papel, manutenção)Quais falhas operacionais ou gargalos estão ocorrendoUm bom fornecedor de outsourcing de impressão sempre começa com um diagnóstico técnico gratuito. Desconfie de propostas que não analisam o cenário antes de oferecer soluções.2. Clareza sobre o que está incluso no contratoNem todos os contratos de outsourcing oferecem o mesmo nível de serviço. Verifique se estão inclusos:Equipamentos em comodatoEntrega e instalaçãoSuprimentos (toner, cilindro, fusor)Manutenção preventiva e corretivaSuporte técnico presencial e remotoMonitoramento em tempo realRelatórios gerenciais de usoEssa transparência é crucial para evitar surpresas e custos ocultos ao longo do contrato.3. Capacidade de personalização do projetoCada empresa tem uma realidade diferente. O outsourcing ideal deve ser flexível para:Escolher entre modelos de impressoras simples ou multifuncionaisAtender diferentes setores com configurações específicasDefinir cotas por usuário, departamento ou tipo de impressãoAdaptar o volume contratado com facilidade ao longo do tempoFuja de soluções engessadas ou genéricas. A personalização é chave para que o outsourcing seja de fato eficiente.4. SLA (Acordo de Nível de Serviço) e suporte técnicoO tempo de resposta em caso de falhas ou solicitações técnicas impacta diretamente a produtividade. Avalie:Tempo máximo para atendimento remoto e presencialCobertura em regiões remotas ou múltiplas filiaisDisponibilidade de suporte 24/7 (se necessário)Qualificação dos técnicos envolvidosCanal de abertura de chamados (telefone, app, portal, WhatsApp)Prefira fornecedores com SLAs claros e documentados em contrato.5. Qualidade e procedência dos equipamentosVerifique se os equipamentos fornecidos são:De marcas reconhecidas no mercado (HP, Brother, Ricoh, Kyocera, etc.)Compatíveis com seu ambiente de rede e sistemas internosModernos, com baixo consumo energético e recursos avançados (duplex, rede, digitalização)Revisados, com peças originais e ciclo de vida adequadoEquipamentos antigos ou sem procedência podem gerar mais custo com paradas e retrabalho.6. Integração com sistemas da empresaA operação de impressão deve conversar com o restante do ambiente digital. É recomendável que o outsourcing permita:Integração com sistemas ERP (TOTVS, SAP, Omie, etc.)Integração com GEDs e plataformas de armazenamento em nuvemDigitalização automatizada para diretórios da redeLiberação de impressão via crachá, senha ou QR CodeA integração garante fluidez nos fluxos de trabalho e mais controle.7. Ferramentas de monitoramento e relatóriosUm bom outsourcing de impressão inclui sistemas que oferecem:Acompanhamento em tempo real do parque de impressãoAlertas automáticos de falhas e nível de suprimentosRelatórios de volume por usuário, setor, tipo de impressãoDashboards com indicadores de uso, desperdício e economiaEssas ferramentas ajudam a reduzir custos, evitar abusos e criar políticas internas mais eficazes.8. Avaliação da reputação do fornecedorAntes de fechar contrato, pesquise sobre a empresa prestadora do serviço:Há quanto tempo atua no mercado?Possui clientes no seu segmento?Tem boas avaliações no Google ou redes profissionais?Possui certificações ou reconhecimentos de fabricantes?Está juridicamente regularizada?Conversar com outros clientes atendidos pode dar uma visão mais realista sobre a qualidade do serviço.9. Política de atualização tecnológicaEquipamentos de impressão evoluem constantemente. Verifique se o contrato contempla:Substituição periódica dos modelos por versões mais modernasAtualizações de software e firmwareOpção de upgrade conforme aumento de volume ou necessidadeTer impressoras defasadas pode comprometer a segurança e a produtividade da operação.10. Condições comerciais e cláusulas de rescisãoLeia atentamente as condições do contrato:Prazos mínimos e máximos de vigênciaPolítica de reajuste de preçosMultas por cancelamento antecipadoCobrança por excedentes de páginas impressasFormas de pagamento e faturamentoNegocie cláusulas que protejam sua empresa em caso de mudanças de cenário ou insatisfação com o serviço.11. Sustentabilidade e descarte responsávelEmpresas comprometidas com o meio ambiente buscam parceiros alinhados a boas práticas. Avalie:Se o fornecedor realiza logística reversa de tonersSe fornece relatórios de impacto ambiental (papel economizado, emissão evitada)Se adota equipamentos com certificação de baixo consumo energéticoEssas ações reforçam a responsabilidade socioambiental da sua empresa.12. Treinamento e onboarding dos colaboradoresO sucesso da adoção depende também do envolvimento das equipes. O fornecedor deve:Oferecer treinamentos presenciais ou remotosEntregar manuais e tutoriais clarosDisponibilizar canal para dúvidas e suporte ao usuárioAcompanhar os primeiros dias de uso (onboarding)A adesão dos colaboradores reduz falhas, retrabalhos e resistência às mudanças.Checklist final: pontos para confirmar antes da contrataçãoFoi realizado um diagnóstico técnico da operação atual?O contrato detalha todos os serviços inclusos?Existe SLA formal e estruturado?Os equipamentos são modernos e bem mantidos?Há integração com sistemas da empresa?São oferecidos relatórios gerenciais?A empresa tem boa reputação e cases relevantes?Há política de atualização tecnológica?As condições contratuais são transparentes?O parceiro é comprometido com sustentabilidade?Haverá treinamento e acompanhamento na implantação?Um passo seguro para eficiência e controleAo seguir esses critérios, sua empresa estará preparada para contratar outsourcing de impressão com segurança e inteligência. Trata-se de uma parceria que vai além da impressão, envolvendo gestão, suporte, tecnologia e visão estratégica.Quer contar com uma estrutura completa e alinhada à sua realidade? Acesse nossa página de locacao de impressoras e solicite uma proposta personalizada com a F20.

A locação de impressoras por setor é uma estratégia que vem ganhando espaço entre empresas que buscam mais controle, economia e eficiência em seus processos documentais. Ao substituir a aquisição tradicional por um modelo de aluguel, diferentes segmentos conseguem otimizar recursos, reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade — sem abrir mão da tecnologia.Neste conteúdo, vamos explorar como o aluguel de impressora por segmento impacta positivamente setores distintos, com exemplos práticos de uso, vantagens estratégicas e motivos para considerar a locação como um investimento inteligente.Por que a locação se adapta a diferentes segmentosO modelo de outsourcing de impressão é flexível e pode ser moldado conforme a estrutura, volume e rotina de cada setor. Entre os principais benefícios estão:Escalabilidade e personalizaçãoPrevisibilidade de custosManutenção e suporte técnico inclusosAtualização tecnológica periódicaMonitoramento e gestão centralizada1. Setor jurídico: alta demanda e segurança documentalEscritórios de advocacia, departamentos jurídicos e cartórios lidam com grandes volumes de documentos impressos e digitalizados diariamente. A locação oferece vantagens claras:Impressão segura com autenticação por usuárioDigitalização com OCR (reconhecimento de texto) integrada a sistemas de gestão processualImpressoras com frente e verso automático e alta capacidadeControle de uso por profissional, cliente ou processoSegundo o CNJ (Conselho Nacional de Justiça), mais de 30 milhões de processos tramitam anualmente no Brasil. A gestão eficiente desses arquivos físicos e digitais é essencial para a agilidade e conformidade do setor.2. Educação: escalabilidade e controle de custosInstituições de ensino imprimem volumes altos de provas, apostilas, comunicados e materiais administrativos. Com a locação:Equipamentos são ajustados à demanda de cada período letivoImpressões coloridas ou monocromáticas podem ser controladas por setorÉ possível criar cotas para departamentos e professoresRelatórios ajudam na gestão orçamentária e ambientalDe acordo com o Censo Escolar 2023, o Brasil possui mais de 178 mil escolas registradas. Para instituições de médio e grande porte, o outsourcing é fundamental para manter qualidade sem comprometer o orçamento.3. Saúde: agilidade, organização e complianceHospitais, clínicas e laboratórios trabalham com prontuários, guias de convênios, termos de consentimento e resultados de exames. A locação de impressoras traz:Integração com sistemas como Tasy, MV e outros ERPs da saúdeImpressoras com escaneamento rápido e precisoRedução de falhas e retrabalho em documentos sensíveisDisponibilidade técnica contínua, mesmo em regime 24hA ANS exige que instituições de saúde mantenham registros atualizados e disponíveis, inclusive digitalizados. Ter equipamentos modernos, com suporte garantido, é indispensável.4. Contabilidade e financeiro: precisão e rastreabilidadeEmpresas contábeis e departamentos financeiros têm uma rotina pautada pela emissão e arquivamento de documentos oficiais. Com a locação:Impressoras são integradas a sistemas de gestão fiscal e ERPImpressão em papel timbrado, etiquetas e formulários fiscaisBackup digital com digitalização automáticaRelatórios por cliente, projeto ou competência contábilSegundo o IBGE, existem mais de 83 mil empresas contábeis no Brasil. Para elas, a economia e rastreabilidade oferecidas pela locação são diferenciais de competitividade.5. Indústrias e logística: operação robusta e integradaAmbientes fabris e centros logísticos precisam de equipamentos que resistam ao uso intenso e operem de forma ininterrupta. A locação oferece:Impressoras robustas com alto ciclo mensalSuporte técnico e manutenção rápida em campoImpressão de etiquetas, códigos de barras, pedidos e notas fiscaisMonitoramento remoto e integração com sistemas como SAP, TOTVS e WMSA Confederação Nacional da Indústria aponta que 21% das indústrias investem em automação documental. Ter equipamentos locados permite essa modernização com menor risco financeiro.6. Varejo e redes de franquia: padronização e controleGrandes redes, franquias e operações multiloja enfrentam o desafio de padronizar e controlar a comunicação impressa em diferentes unidades. A locação de impressoras resolve isso com:Equipamentos padronizados por loja ou ponto de vendaRelatórios centralizados por unidadeControle de uso e permissões por colaboradorManutenção unificada e monitoramento remotoCom mais de 3 mil redes de franquias no Brasil (ABF, 2023), o setor se beneficia muito da centralização e economia que o aluguel oferece.7. Construção civil e engenharia: mobilidade e organizaçãoEmpresas do setor imprimem projetos, croquis, plantas e documentações técnicas em campo e no escritório. A locação traz:Impressoras com capacidade para formatos A3 e maioresSuporte técnico mesmo em canteiros ou escritórios temporáriosDigitalização e envio direto para sistemas de gestão de obraFacilidade na movimentação de equipamentos entre obrasSegundo a CBIC, o setor de construção emprega mais de 2,5 milhões de trabalhadores formais. Equipamentos versáteis e sem imobilização de capital ajudam a manter o ritmo de obra.8. Escritórios corporativos e coworkings: flexibilidade e eficiênciaEmpresas de diversos setores que operam em escritórios compartilhados ou coworkings precisam de soluções de impressão eficientes, mas sem complexidade. A locação permite:Impressoras compartilhadas com autenticação por usuárioRelatórios por cliente ou estação de trabalhoEscalabilidade conforme o número de usuáriosRedução de papel com estímulo à digitalizaçãoCom o crescimento do modelo híbrido e de espaços flexíveis, impressoras locadas com controle centralizado são ideais para manter a operação fluida.Como escolher o melhor plano de locação por segmentoCada setor possui particularidades, mas há critérios comuns na hora de escolher o fornecedor ideal:Capacidade de personalizar o contrato por volume e usoDisponibilidade de suporte técnico com SLA claroExperiência comprovada em seu segmentoFerramentas de monitoramento e relatórios avançadosInfraestrutura para logística de entrega e retiradaVantagens gerais da locação para qualquer setorRedução de custos com compra e manutençãoInfraestrutura dimensionada corretamenteMenor tempo de inatividadeMenos preocupação com suprimentos e estoqueSustentabilidade e controle de desperdíciosFlexibilidade para crescer sem custos adicionaisLocação é sinônimo de inteligência operacionalIndependentemente do setor, a locação de impressoras oferece uma combinação estratégica de tecnologia, suporte e eficiência. Ao adotar o aluguel de impressora por segmento, empresas de diferentes perfis podem transformar a maneira como produzem, controlam e organizam seus documentos.Seja para imprimir provas, relatórios fiscais ou etiquetas logísticas, a locação é uma solução escalável, segura e financeiramente vantajosa.Acesse nossa página de locacao de impressoras e solicite uma proposta personalizada para o seu setor.

A sustentabilidade deixou de ser um diferencial e passou a ser uma exigência para empresas que desejam se manter competitivas, éticas e alinhadas às novas expectativas de mercado. Reduzir impactos ambientais, otimizar recursos e adotar modelos mais eficientes são atitudes esperadas em todos os setores — inclusive na gestão documental e de impressão.Nesse contexto, o aluguel ecológico de impressoras surge como uma solução prática, inteligente e alinhada a boas práticas de ESG. A seguir, mostramos como a sustentabilidade com impressora pode ser alcançada por meio da locação, com impacto real na operação e na imagem da empresa.Por que a gestão de impressão afeta o meio ambienteA impressão corporativa está diretamente ligada ao consumo de recursos naturais como:Papel (derivado de árvores e alto consumo de água)Tinta e toner (contêm plásticos, metais pesados e derivados de petróleo)Energia elétrica (uso contínuo de equipamentos ligados)Equipamentos eletrônicos (com ciclo de vida curto e descarte complexo)Portanto, uma má gestão pode gerar:Desperdício de papelImpressões desnecessáriasSubutilização ou obsolescência prematura de equipamentosGeração de resíduos tóxicosDiferença entre locação e aquisição tradicionalNa compra tradicional, a empresa:Investe alto na aquisição de impressorasAssume a responsabilidade pelo uso e descarteArca com manutenção, peças e suprimentosCostuma manter equipamentos mesmo que subutilizados ou defasadosNa locação de impressoras, a lógica muda:Os equipamentos são fornecidos conforme a demandaO fornecedor é responsável pela manutenção e atualizaçãoHá controle e monitoramento do usoTodo o ciclo de vida é gerenciado de forma mais eficiente e sustentávelComo o aluguel de impressoras contribui para a sustentabilidade1. Redução do consumo de papelCom a locação, é comum a implementação de políticas de uso consciente:Impressão frente e verso como padrãoImpressão somente com autenticaçãoEstímulo à digitalização de documentosAlém disso, as multifuncionais modernas incluem softwares que reduzem páginas inúteis e permitem visualização prévia dos arquivos antes da impressão, evitando erros.2. Eficiência no uso de suprimentosToners e cartuchos são monitorados por sistemas automáticos. Isso evita:Trocas antecipadas ou por tentativa e erroEstocagem excessiva e vencimento de insumosDescarte incorreto de materiais químicosEmpresas de locação são responsáveis por coletar e descartar suprimentos usados de forma adequada, muitas vezes com logística reversa.3. Manutenção preventiva e maior vida útilEquipamentos bem cuidados duram mais, evitam trocas desnecessárias e mantêm desempenho ideal por mais tempo. A manutenção preventiva programada evita falhas, reduz consumo energético e previne descartes prematuros.4. Eliminação de equipamentos obsoletosNa locação, há ciclos de atualização tecnológica. Isso garante:Equipamentos modernos e eficientes energeticamenteSubstituição planejada e reaproveitamento do parque antigoDestinação correta de eletrônicos, seguindo normas ambientais5. Menos energia desperdiçadaMultifuncionais mais novas têm modos de economia de energia, desligamento automático, impressão em stand-by e consumo otimizado de toner. Com a locação, esse tipo de tecnologia está sempre disponível sem custo extra.6. Apoio à digitalização de processosA locação frequentemente está integrada a projetos de digitalização, o que reduz drasticamente a necessidade de impressão e o uso de arquivos físicos. Digitalizar é imprimir menos.Resultados ambientais mensuráveisEstudos indicam que empresas que adotam práticas de gestão de impressão com monitoramento e políticas de impressão consciente podem reduzir até 35% do volume de impressões mensais. De acordo com a InfoTrends, a adoção de impressão frente e verso como padrão pode economizar cerca de 20% a 40% no uso de papel.Segundo o Environmental Paper Network, a produção de uma tonelada de papel consome aproximadamente 24 mil litros de água e emite cerca de 1.400 kg de CO₂. Portanto, imprimir menos representa uma contribuição real à redução de emissões e ao uso de recursos hídricos.Sustentabilidade e compliance ambientalA locação também ajuda as empresas a se manterem em conformidade com legislações e exigências ambientais:Normas de descarte de eletrônicos (como a Política Nacional de Resíduos Sólidos)Controle de substâncias químicas (como as normas da ABNT e da ISO)Exigências de auditorias ambientais e certificações ISO 14001Contribuição para metas de ESGA adoção de sustentabilidade com impressora impacta diretamente os pilares ESG:Ambiental: redução de consumo, desperdício e emissõesSocial: conscientização dos colaboradores sobre práticas sustentáveisGovernança: uso de dados para apoiar decisões e relatórios de sustentabilidadeBenefícios reputacionais e de imagemEmpresas que adotam práticas sustentáveis ganham:Credibilidade junto a clientes e investidoresVantagem em processos de licitação e certificaçõesPosicionamento mais coerente com a agenda ESGClima organizacional mais engajadoMonitoramento e relatórios como aliados da sustentabilidadeCom softwares de gestão de impressão, a empresa pode gerar relatórios mensais que incluem:Volume de impressões por setorConsumo de toner por equipamento% de uso de impressão duplexEstimativa de papel economizadoEsses relatórios ajudam na gestão ambiental e no controle contínuo das práticas adotadas.Sustentabilidade na prática, não no discursoMuito se fala sobre sustentabilidade, mas são as ações concretas que geram resultado. A locação de impressoras é uma escolha acessível, com retorno ambiental mensurável e impacto direto na operação. Não exige grandes investimentos e promove uma mudança estrutural no uso de recursos dentro da empresa.Quer implantar um modelo mais consciente e moderno? Acesse nossa página de locacao de impressoras e descubra como a F20 pode ajudar a alinhar sua gestão de impressão às metas ambientais da sua organização.

Em ambientes corporativos onde tempo e eficiência são recursos valiosos, a adoção de tecnologias que otimizam tarefas rotineiras se torna uma prioridade. Uma dessas soluções é a locação de impressora multifuncional, que vai muito além da simples impressão. Quando bem implementada, essa escolha impacta diretamente na produtividade com impressora multifuncional, promovendo ganhos visíveis no dia a dia das equipes.Neste artigo, vamos explorar como a locação de multifuncionais afeta positivamente a produtividade, desde a organização dos fluxos de trabalho até o suporte técnico, passando pela mobilidade, integração digital e economia de tempo.O que é uma impressora multifuncional locadaUma impressora multifuncional é um equipamento que combina funções de impressão, cópia, digitalização e, em alguns casos, envio de fax. Ao optar pela locação multifuncional, a empresa não precisa investir na compra desses equipamentos. Em vez disso, paga um valor mensal fixo que inclui o uso da máquina, suporte técnico, manutenção e suprimentos.Essa modalidade permite acesso a tecnologias avançadas com menor custo inicial e mais flexibilidade, além de garantir que os equipamentos estejam sempre atualizados e operacionais.Como a multifuncional locada melhora a produtividade1. Centralização de tarefas em um único equipamentoTer um único equipamento capaz de imprimir, digitalizar e copiar reduz o tempo gasto com deslocamentos entre diferentes dispositivos e elimina filas de espera causadas por uso fragmentado.2. Redução do tempo de manutençãoO modelo de locação inclui suporte técnico contínuo. Isso significa que qualquer falha no equipamento é resolvida com agilidade, sem custo adicional, e com substituição rápida de peças ou do próprio equipamento, se necessário.3. Digitalização inteligente de documentosAs multifuncionais locadas contam com alimentadores automáticos de documentos e integração com softwares de digitalização. É possível configurar fluxos de envio direto para pastas da rede, sistemas de gestão (GED) ou e-mail, reduzindo tarefas manuais e otimizando a organização dos arquivos digitais.4. Economia de tempo com configurações pré-definidasOs equipamentos podem ser programados com fluxos recorrentes de trabalho. Por exemplo: digitalizar e salvar diretamente em uma pasta compartilhada, ou imprimir relatórios com configurações específicas de frente e verso e qualidade de imagem.5. Impressão em rede e mobilidadeImpressoras multifuncionais locadas normalmente são integradas à rede da empresa e operam com impressão em nuvem. Isso permite que os colaboradores enviem arquivos de qualquer lugar e realizem a liberação segura dos documentos ao chegar no escritório.6. Redução de retrabalhos e falhas operacionaisCom equipamentos de alta performance, a chance de erro na impressão ou na digitalização é reduzida. Arquivos saem com mais qualidade, precisão de cores e fidelidade ao conteúdo original.Casos práticos de aumento de produtividadeSetor administrativoAntes: impressão em um equipamento, digitalização em outro, e organização manual de arquivos. Depois: um único equipamento realiza todas as tarefas, com digitalização automática e envio estruturado para pastas da rede.Setor financeiroAntes: impressão de relatórios manuais, com filas e falhas na qualidade. Depois: relatórios são gerados e impressos com configurações padronizadas, economizando tempo e papel.Setor jurídicoAntes: cópias manuais de contratos, digitalização fragmentada, arquivamento físico. Depois: digitalização em lote com OCR, organização automática em GED e economia de espaço físico.Integração com sistemas de gestão (ERP e GED)As impressoras multifuncionais de alto padrão oferecidas em contratos de locação são compatíveis com sistemas de ERP (como SAP, TOTVS, Omie) e GEDs corporativos. Essa integração:Automatiza a distribuição de documentosPermite arquivamento estruturadoGarante rastreabilidade das açõesReduz falhas no controle de versão de documentosImpacto da locação na organização dos fluxos internosO uso de multifuncionais locadas permite desenhar fluxos de trabalho mais inteligentes. Veja como isso impacta a rotina:Redução do número de equipamentos físicos no ambienteDefinição clara de pontos de impressão por departamentoAcesso restrito com autenticação por senha ou cracháImpressão liberada apenas mediante presença do colaboradorRegistro completo das ações para auditoria e complianceSuporte técnico e atualização tecnológica contínuaUm dos pilares da locação multifuncional é o suporte técnico preventivo e corretivo. Além disso, o contrato normalmente prevê a substituição periódica dos equipamentos por modelos mais novos, o que garante:Menos interrupções no trabalhoAcesso a novas funcionalidadesMaior durabilidade e confiabilidadeGestão de uso por setor ou colaboradorA locação permite ativar ferramentas de gestão de impressão, que contribuem para a produtividade ao promover mais consciência e controle sobre o uso do equipamento:Relatórios por usuário ou centro de custoDefinição de cotas mensais de impressãoBloqueio de impressão colorida em setores onde não é necessáriaPriorização de tarefas críticas na fila de impressãoIndicadores de produtividade associados à multifuncionalAo implementar um projeto de locação de impressora multifuncional, é possível acompanhar indicadores como:Tempo médio por tarefa de impressão ou digitalizaçãoRedução do número de retrabalhosRedução do tempo de espera em filas de impressão% de uso de digitalização em substituição à cópia física% de tarefas automatizadas (como envio de arquivos para a nuvem)Esses indicadores auxiliam gestores a mensurar o retorno sobre o investimento e a refinar continuamente os processos.A locação como estratégia de eficiênciaMuito além de uma solução operacional, a locação multifuncional é uma decisão estratégica. Ela elimina a necessidade de investimentos iniciais altos, transfere a responsabilidade da manutenção para especialistas e alinha a infraestrutura de impressão com os objetivos de produtividade da empresa.Empresas que adotam esse modelo têm mais agilidade para escalar, adaptar seus recursos conforme a demanda e manter um padrão elevado de eficiência em suas rotinas administrativas.Mais produtividade, menos preocupaçãoOptar pela locação de impressora multifuncional é escolher um caminho mais inteligente para lidar com tarefas essenciais, mas que muitas vezes consomem tempo e atenção das equipes. Ao centralizar, automatizar e profissionalizar esse processo, as empresas ganham em agilidade, organização e controle.Quer entender como essa transformação pode acontecer no seu negócio? Acesse nossa página de locacao de impressoras e fale com a F20 para planejar a melhor solução em multifuncionais para sua equipe.

Em um cenário empresarial onde a eficiência operacional e o controle de custos são prioridades absolutas, o monitoramento de impressão torna-se uma ferramenta essencial. Quando aliado a um contrato de gestão de impressão por locação, esse acompanhamento ganha ainda mais força, permitindo decisões baseadas em dados, redução de desperdícios e mais previsibilidade orçamentária.Neste conteúdo, você vai entender como funciona o monitoramento de impressoras locadas, quais ferramentas são utilizadas, os tipos de relatórios disponíveis e como aplicar essa gestão de forma estratégica dentro da empresa.O que é monitoramento de impressãoMonitorar a impressão significa acompanhar em tempo real o uso dos equipamentos: volume de páginas impressas, tipos de documentos, usuários que imprimem, horários de pico, níveis de suprimentos, entre outros dados.Esse processo é feito por meio de softwares específicos de gestão de impressão, que são integrados às impressoras e à rede da empresa, permitindo capturar e organizar todas essas informações em relatórios gerenciais claros e acionáveis.Por que monitorar o consumo de impressãoO monitoramento contínuo permite enxergar padrões de uso, identificar excessos, otimizar a distribuição de equipamentos e implementar políticas internas mais eficazes. Algumas vantagens diretas incluem:Controle de custos por centro de custo ou usuárioRedução de desperdícios de papel e tonerPrevenção de uso indevidoAumento da vida útil dos equipamentosSuporte proativo e manutenção preventivaComo funciona o monitoramento em contratos de locaçãoNo modelo de locação, a própria empresa fornecedora é responsável por instalar os softwares de monitoramento e garantir que o sistema esteja integrado com todos os equipamentos.Esse processo envolve:Instalação de software de gestão de impressãoFerramentas como PaperCut, Equitrac, SafeCom ou soluções proprietárias são instaladas nos servidores e/ou estações de trabalho. Elas monitoram cada trabalho enviado para impressão e geram registros automáticos.Integração com rede e autenticação de usuáriosA gestão de impressão locada permite vincular cada trabalho de impressão a um usuário identificado, seja via login, senha, cartão de acesso ou autenticação biométrica.Coleta automática de dadosOs dados são coletados continuamente e armazenados em um painel central de controle, acessível por gestores e equipe de TI, com filtros por período, equipamento, usuário ou setor.Funcionalidades mais comuns dos sistemas de monitoramentoOs principais sistemas de monitoramento de impressão em locação oferecem funcionalidades como:Relatórios detalhados por usuário, departamento ou projetoVolume de impressões coloridas vs. monocromáticasImpressões simples vs. frente e verso (duplex)Análise de horários com maior volume de impressãoStatus de suprimentos (toner, papel, peças)Alertas de erro ou falha técnicaCálculo automático de custo por páginaControle de cotas de impressão por setorTipos de relatórios que auxiliam na gestão1. Relatórios de volume por usuárioApontam quem mais imprime, com que frequência, e qual o tipo de conteúdo impresso.2. Relatórios por centro de custoIndicam quanto cada área está gastando com impressão, auxiliando na alocação de recursos e controle orçamentário.3. Relatórios de desempenho dos equipamentosInformam quais impressoras estão sobrecarregadas, quais estão ociosas, e se há necessidade de redistribuição de ativos.4. Relatórios ambientaisTrazem estimativas de papel economizado com o uso de frente e verso, além da pegada ambiental da operação.5. Relatórios financeirosApresentam os custos reais por página, por período, e comparativos com meses anteriores.Benefícios da gestão de impressão com equipamentos locadosRedução imediata de desperdíciosCom dados concretos, é possível identificar e coibir impressões desnecessárias, arquivos repetidos, ou uso pessoal indevido.Maior previsibilidade orçamentáriaCom relatórios mensais, a empresa sabe exatamente quanto está gastando e pode planejar melhor seus recursos.Apoio na tomada de decisõesOs dados ajudam a definir políticas internas, como cotas por usuário, bloqueio de impressão colorida para determinados setores, ou limitação por horário.Otimização da infraestruturaA redistribuição dos equipamentos com base nos relatórios de uso melhora a produtividade e evita gargalos ou ociosidade.Suporte técnico mais ágilO monitoramento permite que o time técnico seja acionado automaticamente diante de falhas, com base em alertas emitidos pelo próprio sistema.Como implementar o monitoramento de impressão locadaA gestão eficiente começa com a escolha de uma empresa de locação que ofereça um sistema completo de monitoramento.Etapas do processo:Diagnóstico inicialAvaliação da estrutura atualVolume de impressões e comportamento da equipeInstalação e integração dos sistemasSoftware instalado e configuradoIntegração com a rede, AD ou ERPCriação de perfis de usuárioDefinição de permissões, cotas e níveis de acessoConfiguração de relatórios periódicosEnvio automático para gestoresTreinamento das equipesComo interpretar os relatóriosComo utilizar os recursos de maneira conscienteAjustes contínuos com base nos dadosRedistribuição de impressorasRevisão de cotas e regras de usoPolíticas de impressão baseadas em dadosO monitoramento também permite aplicar políticas de impressão que incentivam o uso responsável e geram economia:Impressão frente e verso como padrãoImpressão em preto e branco para arquivos internosLiberação de impressão por autenticaçãoBloqueio de impressão em horários específicosCampanhas internas de conscientização ambientalSustentabilidade e ESG com apoio do monitoramentoA gestão de impressão com locação não se resume a reduzir custos. Também está alinhada com metas de sustentabilidade corporativa. Com o monitoramento adequado, é possível:Medir a redução de papel mês a mêsEstimar economia de árvores, energia e águaImplantar metas ambientais ligadas à operação de impressãoComunicar avanços ambientais de forma transparenteIndicadores-chave para acompanharA seguir, alguns indicadores relevantes para análise mensal:Total de páginas impressasCusto por página por setor% de impressões coloridas vs. preto e branco% de uso de duplexImpressões canceladas ou não liberadasHoras de pico de usoTempo médio de atendimento a falhasEsses dados auxiliam na construção de um ambiente de impressão mais inteligente e orientado à performance.Monitorar é também planejarAo adotar uma política de monitoramento de impressão com base em ferramentas robustas e relatórios claros, a empresa passa a ter controle total sobre seu parque de impressão. Mais do que reduzir custos, essa prática permite criar um ambiente mais sustentável, produtivo e orientado por dados.Se sua empresa deseja dar esse passo, conte com a F20. Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça nossos planos de gestão e monitoramento personalizados.

No ambiente corporativo moderno, a colaboração entre setores e o uso inteligente dos recursos são fatores cruciais para o desempenho das equipes. Uma infraestrutura bem planejada de impressão, especialmente com o uso de impressora em rede, pode contribuir significativamente para esse cenário — ainda mais quando inserida em um modelo de locação para equipes.Este conteúdo mostra como a locação de impressoras compartilhadas em rede favorece a integração de times, reduz custos operacionais e melhora a gestão do ambiente de impressão de forma estratégica.O que é uma impressora em redeUma impressora em rede é um equipamento conectado a uma rede local (LAN ou Wi-Fi), permitindo que múltiplos usuários autorizados, em diferentes estações de trabalho, realizem impressões a partir de seus computadores ou dispositivos móveis, sem necessidade de conexão direta por cabo USB.Esse modelo é ideal para empresas com equipes que compartilham um espaço físico ou trabalham de forma descentralizada, como em escritórios híbridos ou departamentos distribuídos.Como funciona a locação de impressora em rede para equipesNa locação para equipes, uma empresa especializada fornece impressoras com capacidade de conexão à rede e suporte para uso compartilhado, além de:Configuração dos equipamentos para múltiplos usuáriosInstalação em pontos estratégicos da empresaSuporte técnico e manutenção contínuaGestão de usuários e permissõesFornecimento de suprimentosEsse modelo oferece muito mais do que o aluguel do equipamento. Ele viabiliza a padronização e o controle do ambiente de impressão.Vantagens operacionais da impressora em rede com locação1. Centralização da impressãoUma única impressora pode atender vários colaboradores, o que reduz o número de equipamentos necessários na empresa e facilita o gerenciamento técnico e logístico.2. Redução de custos com equipamentos e manutençãoMenos impressoras físicas significa menos gastos com aquisição, instalação e suporte. O modelo de locação dilui os custos em mensalidades fixas que incluem tudo: assistência, peças e suprimentos.3. Melhora na organização do espaço físicoCom menos equipamentos espalhados pelo escritório, há mais espaço útil e menos pontos de falha. A instalação de impressoras em locais estratégicos otimiza a circulação e a produtividade.4. Integração entre setoresA impressora em rede permite que diferentes departamentos compartilhem o mesmo equipamento, incentivando práticas colaborativas e reduzindo gargalos operacionais.5. Acesso controlado por usuáriosCom softwares de gestão, é possível controlar quem pode imprimir, em quais horários, com quais permissões e até aplicar cotas por usuário ou setor, garantindo uso consciente dos recursos.Benefícios estratégicos da locação para equipesFlexibilidade e escalabilidadeEmpresas em crescimento ou com estrutura dinâmica podem ampliar ou reduzir o número de impressoras com facilidade, adaptando a estrutura sem investimento em novos ativos.Padronização de equipamentosTodos os setores passam a utilizar impressoras do mesmo modelo e configuração, facilitando o treinamento dos usuários, a gestão dos suprimentos e a manutenção técnica.Suporte técnico especializado inclusoNão há necessidade de mobilizar a equipe de TI para lidar com impressoras. O contrato inclui suporte especializado que resolve problemas de forma ágil e sem custo extra.Relatórios gerenciais por equipeO sistema de controle em rede permite gerar relatórios detalhados de volume impresso por usuário, setor, tipo de documento ou período. Isso contribui para decisões baseadas em dados.Sustentabilidade e redução de desperdícioCom controle de acesso, impressão frente e verso e políticas internas bem definidas, é possível reduzir drasticamente o desperdício de papel e toner.Aplicações práticas: como diferentes equipes se beneficiamEquipes administrativasAcesso rápido a uma impressora central para contratos, comunicados, relatórios e documentação rotineira. Impressões organizadas por fila e liberação segura por senha ou crachá.Equipes comerciaisImpressão de propostas, apresentações e materiais de apoio de forma ágil, com possibilidade de uso em diferentes unidades ou filiais por meio de impressão em nuvem.Setores de RH e financeiroRelatórios de folha, contracheques e documentos legais podem ser gerados com segurança e acessados por múltiplos colaboradores com permissões específicas.Equipes em campo ou híbridasUsuários externos podem enviar arquivos para a impressora em rede e realizar a liberação apenas quando chegarem à empresa, mantendo a segurança da informação.Impressora em rede e mobilidade corporativaCom o avanço do trabalho remoto e da mobilidade corporativa, as impressoras compartilhadas em rede também podem operar integradas a soluções em nuvem. Isso permite:Enviar arquivos via smartphone ou notebookAcompanhar o status da fila de impressão à distânciaUsar autenticação remota para liberação seguraReduzir a dependência de dispositivos específicosEssa flexibilidade torna a locação de impressora em rede ainda mais estratégica para empresas modernas.Considerações técnicas na instalação de impressora em redeA empresa responsável pela locação realiza a instalação considerando os seguintes pontos:Capacidade do servidor ou roteador localNúmero de usuários simultâneosTipo de arquivos impressos (texto, imagem, gráficos)Níveis de segurança exigidosInfraestrutura de rede (cabeada ou Wi-Fi)Também são definidos os perfis de acesso, sistemas operacionais compatíveis, integração com diretórios corporativos e opções de autenticação (senha, biometria, QR Code ou cartão).Etapas de implantação em ambientes compartilhadosDiagnóstico técnico e mapeamento da redeA fornecedora realiza uma análise completa da estrutura atual para definir os pontos de instalação mais eficazes.Configuração e testesApós a instalação, a impressora é conectada à rede, configurada para os diferentes perfis de usuários e testada com arquivos reais.Treinamento de usuáriosAs equipes recebem orientações sobre como acessar a impressora, liberar trabalhos com segurança e utilizar as funções disponíveis de forma eficiente.Monitoramento e suporte contínuoTodo o ambiente é monitorado remotamente para identificar falhas, necessidades de suprimento e oportunidades de otimização.Um recurso simples, com impacto direto na rotina das equipesEscolher a locação de impressora em rede para equipes vai além da economia financeira. Trata-se de uma decisão que afeta diretamente a fluidez do trabalho, a autonomia dos colaboradores e o controle sobre os recursos.Se sua empresa busca eficiência sem comprometer a segurança ou a organização, a integração de impressoras em rede com suporte técnico especializado pode ser o próximo passo.Acesse nossa página de locacao de impressoras e conheça as soluções ideais para cada equipe da sua empresa.